Cómo agiliza Praxdate la facturación en las clínicas quiroprácticas
El principal objetivo del programa de citas médicas Praxdate es conseguir ahorrarte tiempo en la gestión diaria de tu clínica y, con ello, hacerla más eficiente y más rentable.
Gestionar la facturación es un escollo que no podemos obviar y por ello en Praxdate hemos intentado simplificar y automatizar al máximo posible. Así, nadie en tu clínica perderá más tiempo del necesario en estos menesteres.
Para empezar, es fundamental que en el perfil de tu clínica quiropráctica hayas establecido de forma correcta la nomenclatura que deben llevar tus facturas, tanto el prefijo como la numeración. Establece estos parámetros también para las facturas rectificativas.
También en este apartado del programa tendrás que seleccionar si quieres que tu facturación sea automática cada vez que un paciente efectúa un pago, para lo que deberás activar la casilla correspondiente, o si bien prefieres hacer las facturas en función de la demanda de cada paciente.
En segundo lugar, es importante que en la ficha de cada paciente indiques de forma correcta sus datos de facturación, que puede ser a nombre del mismo paciente, a nombre de otro paciente distinto o a nombre de una empresa. También en la ficha del paciente indicarás si la factura debe llevar o no IVA.
Con estas tres premisas cumplidas, la facturación de tu clínica quiropráctica es coser y cantar.
Facturación automática
Si ésta es la opción que has determinado en el perfil de tu clínica quiropráctica, cada vez que añadas un pago al sistema, de forma automática se generará una factura con la numeración correlativa correspondiente.
En la factura aparecen todos los datos obligatorios: nombre, dirección y CIF/NIF de tu clínica; nombre, dirección y NIF/CIF del paciente; fecha de facturación; concepto facturado, donde aparece el día en el que tiene lugar la cita y la forma de pago realizada.
Aunque tengas activada esta opción, cuando estés registrando el pago de la cita, aparecerá la casilla activada que te indica que se generará una factura de forma automática. Si quieres que ese concepto en concreto no se facture, desactiva la casilla y listo.
Facturación manual
Si has configurado el perfil de tu clínica quiropráctica para que no se genere una factura cada vez que registras un pago, será en el momento del pago de la consulta cuando decidas si se emite factura o no, en función de las peticiones de tus pacientes.
Así, cuando estés realizando el pago, podrás activar la casilla de “Generar factura” si necesitas el documento.
Facturación por doctores
Nuestro software de gestión de clínicas quiroprácticas también contempla la opción de que puedas querer facturar, además de con los datos de la clínica, con los de los doctores que pasan consulta. Para ello, en la ficha del doctor en cuestión has debido seleccionar la casilla que indica que la facturación se realizará de forma independiente, y rellenado sus datos de facturación.
Teniendo en cuenta esto, cada vez que un paciente de este quiropráctico en cuestión realice el abono de una consulta, la factura que se emitirá será con los datos del doctor, no los de la clínica.
Enviar las facturas por correo electrónico
Como verás, es cuestión de una buena configuración inicial ahorrar bastante tiempo en la generación de facturas. Con todo esto te olvidas de irte fuera de tu sistema de gestión de la clínica quiropráctica para generar nuevas facturas. Todo lo haces de forma automática con un clic.
Una vez generadas las facturas, tienes varias vías para localizarlas. Bien en la ficha de cada paciente, donde hay un apartado específico donde se guardan todas las facturas. Desde ahí puedes descargarlas o enviarlas por correo electrónico a la dirección que el paciente tenga en su ficha. Todo con un único clic.
O también puedes ir al menú general de Pagos o Facturación. Si te vas a Pagos, verás que en la columna de la izquierda aparecen unos iconos. La impresora indica que ese pago tiene asociado una factura que puedes descargar directamente. Si no hay factura asociada y el paciente dispone en su ficha de todos los datos para realizar la factura, podrás seleccionar la casilla y pinchar en Generar Facturas, un botón que aparece en la parte superior.
En esta página, además, podrás generar facturas por lotes, seleccionando de una vez todos los pagos de los que quieras disponer de las facturas.
Facturación rápida para tu Departamento Contable
La otra vía para acceder a las facturas de tu clínica quiropráctica es mediante el menú Facturación. Aquí aparecerá un listado de todas las facturas, con sus fechas, estados e incluso tendrás la posibilidad de editar los datos de facturas que ya estén emitidas.
Este apartado es fundamental para agilizar, además, lo trámites con tu Departamento Contable o Asesoría Fiscal. Desde esta parte del software de gestión de clínicas quiroprácticas podrás descargar todas las facturas que desees, filtradas, por ejemplo, por fecha, o por doctor, y enviar directamente a tu asesoría para el cierre mensual o trimestral.
Ya has visto que con el software de gestión de clínicas quiroprácticas tener al día la facturación no supone ningún inconveniente. Se agilizan trámites que suelen ser tediosos y restan tiempo para otras tareas que aportan más valor al dia a día de tu clínica quiropráctica.