La importancia de un calendario eficiente en la gestión de citas
Una clínica quiropráctica sin un buen calendario puede ser un caos. Teniendo en cuenta el alto volumen de pacientes que pasan al día por la consulta, disponer de un software de gestión diseñado especialmente para quiroprácticos es una apuesta ganadora sí o sí.
En Praxdate, todo está pensado para cumplir las exigencias de los centros quiroprácticos, acostumbrados a atender a un gran número de pacientes en un tiempo muy reducido. Si esto no está estudiado al milímietro, el lío con la entrada y salida de pacientes puede ser monumental. Y además, no se cumpliría nuestro objetivo principal de ahorrar tiempo y maximizar el rendimiento de tu clínica quiropráctica.
El proceso de recepción de los pacientes cuando llegan al centro quiropráctico, su acceso a la sala de espera para luego darles paso a consulta y su salida, donde se realiza el pago y gestionan las citas futuras, tiene que asemejarse al momento que se vive en una parada en boxes de la Fórmula Uno. Precisión absoluta en cada gesto. Aquí, nuestro calendario es la clave. Cuando termines de leer este texto, te darás cuenta de que lo hemos exprimido al máximo para que contenga todo lo necesario para la atención exquisita un paciente.
El calendario de Praxdate dispone de una vista semanal que permite observar de un vistazo el planteamiento de toda la semana. En esa primera visual podrás ver los días de apertura de la clínica, en el rango horario disponible, así como todos los doctores que pasan consulta, los nombres de los pacientes y el número total de pacientes por día. Todo eso, sin trastear mucho por el calendario.
¿Qué información hemos extraído ya? Por ejemplo, si sabes que los martes el quiropráctico X tiene capacidad para atender a 50 pacientes y por el momento lleva 30 citas agendadas, todavía hay posibilidad de rellenar los 20 huecos restantes. No vas a tener que navegar por el calendario, sólo entrando ya tienes una información muy valiosa para sacar el máximo rendimiento a tu centro quiropráctico.
Los códigos de color y los iconos del calendario también te ofrecen datos que no debes pasar por alto. Por ejemplo, una icono de una tarta sobre una cita te está avisando de que ese día es el cumpleaños de ese paciente. ¡Seguro que le encanta que lo felicites! Ya es tu elección si es con un simple felicidades o si animas a toda la clínica a cantar el cumpleaños feliz! 🎂🎶
El icono del regalito, por ejemplo, te hace ver que esa cita es gratuita. El símbolo del dólar indicará que una cita ya está pagada y el icono del porcentaje significa que el cargo se ha hecho a un bono ya existente.
Vista de Salas
En el calendario tenemos posibilidad de activar o desactivar la vista de salas. ¿Por qué es muy útil? Porque aquí tienes, otra vez sin necesidad de trastear mucho, la posibilidad de ver el estado de tu clínica en tiempo real. Puedes ver en una columna los pacientes que en el día actual están por llegar para ser atendidos y también el recuento numérico; en otra columna observarás los pacientes que están en la sala de espera, en la siguiente columna, si todas las camillas de todas las salas están ocupadas o no, y por último, los pacientes que en el día actual ya han salido de la clínica y el total.
Un paciente llega a consulta
Cuando un paciente llega a consulta empieza a funcionar la maquinaria de la parada en boxes. Hay que registrar en nuestro software de centros quiroprácticos que ya ha llegado. Para ello, buscamos su nombre en el calendario, hacemos clic con el botón derecho, pulsamos sobre Estado y marcamos Llegada. Sólo hemos consumido tres clics. De forma automática el icono que corresponde a este paciente se ha cambiado al color verde.
Pero todavía hay una forma más rápida de hacerlo y es con la Vista de Salas. En la columna de la izquierda, la de los pacientes que están por venir, aparecen éstos en orden de llegada, así que la persona que acaba de entrar en la cínica quiropráctica se situará en las primeras posiciones. Tan sólo tienes que pinchar con el botón izquierdo y arrastrarlo a la columna de la sala de espera. Y así es el funcionamiento de la vista de salas. Esta acción la puedes repetir para ir cambiando al paciente de estado desde su entrada hasta la salida de la clínica. Y verás que en el calendario, el icono también vuelve a cambiar de color.
Ya lo has visto, un solo clic. Pues así va a ser todo.
La magia del botón derecho
Ya lo hemos dicho anteriormente, que el botón derecho en Praxdate es mágico. Ya has podido ver que cuando haces clic con el botón derecho en un paciente aparecen múltiples opciones. No sólo sirve para cambiar el estado de un paciente, sino que hay mucho más.
- Tipo de citas: Nuestro software quiropráctico recoge por defecto una serie de tipos de citas con un color y tiempo asignados. Tú puedes personalizar todo esto en el perfil de tu clínica. El color que tiene el recuadro de la cita ya te chiva de qué tipo de cita se trata. Con el botón derecho, puedes cambiar el tipo de cita.
- Doctor: Igualmente, puedes ver el quiropráctico que tiene asignada la cita. Y también podrías cambiarlo.
- Puedes marcar si se trata de un paciente que ha llegado sin cita.
- Reprogramación. Podrás reprogramar la cita. Es decir, cambiarla de día si el paciente, por ejemplo, ha llamado indicando que no va a poder asistir y quiere cerrarla para un día futuro. Verás que tan sólo tendrás que ir al día elegido, pinchar y se establecerá ahí la cita. La cita origen no se borrará, seguirá apareciendo en el calendario, pero como reprogramada.
- Pagos. Aquí registrarás el pago de la cita, determinando al forma de pago: si ha sido en efectivo, con tarjeta, con transferencia, con alguno de los bonos disponibles o si se trata de una cita sin cargo. Además, podrás añadir la cantidad que se abona, la fecha del abono, si se trata de un pago parcial o total y si se generará factura cuando se registre el pago.
- Certificado de asistencia. Haces un clic y por arte de magia tienes ya el certificado de asistencia con los datos de la clínica, del paciente y el motivo por el que ha acudido a consulta.
- Comentarios. Podrás hacer alguna anotación en la cita del paciente por si tienes que recordar algo importante.
Como verás, casi todo el seguimiento de tu paciente desde que entra hasta que se va se puede hacer con el botón derecho del calendario. O combinando el botón derecho del calendario con la posibilidad de arrastrar en la Vista de Salas.
¿Puedes calcular si con Praxdate tu equipo ha reducido tiempo de gestión en la atención al pacietne? Estaremos encantados de saber si tus cifras de parada en boxes han disminuido y este proceso funciona con la precisión de un reloj suizo.